Subtileses de la comunicació empresarial per telèfon

L’art de la comunicació empresarial és un aspecte important de la negociació i durant molts anys no perd la seva rellevància. La intensitat de les comunicacions empresarials a través del telèfon augmenta d’any a any. I amb el desenvolupament de les comunicacions mòbils, s'està convertint en una de les principals maneres de comunicar-se. Per fer converses telefòniques, és important conèixer els detalls i les normes de comunicació empresarial.

El telèfon del món modern té un paper important, ja que amb la seva ajuda ens comuniquem amb els nostres familiars, amics, companys de feina, socis de gestió i empreses.

Així, durant una conversa amb un determinat cercle de persones, una persona aplica el mode de comunicació adequat i, per exemple, no dialogarà mai amb el seu cap, com amb un amic proper. En aquesta situació, s’utilitza un tipus de comunicació més oficial.

Les etiquetes empresarials també han de ser utilitzades pels empleats que realitzen enquestes d’opinió pública, reben trucades dels clients o negocien per telèfon. Sovint, les converses telefòniques tenen èxit per convertir-se en la clau de les bones relacions comercials. I fins i tot la imatge d’una empresa pot dependre totalment de la capacitat dels empleats de realitzar diàlegs intel·ligents per telèfon.

Actualment, la majoria de trucades es realitzen mitjançant dispositius mòbils. Amb aquesta eina de comunicació, heu de seguir algunes regles.

• Apagueu sempre el telèfon o configureu-lo com a mode de vibració en una reunió de negocis amb un client, en una sala de cinema, en un seminari.
• Un dispositiu mòbil és més susceptible al so que un telèfon fix. Per tant, en una situació en què, en un lloc públic, és necessari dur a terme una conversa personal sense intervenció externa, simplement podeu parlar en silenci i l'altra persona us escoltarà.

• No poseu una trucada massa forta al telèfon. Pot espantar els altres.
• Intenta parlar breument. En presència de tercers, la conversa no hauria de durar més de 30 segons, en cas contrari hi hauria risc de semblar-se malconcient davant d'una persona. En cas que hi hagi motius vàlids per a una conversa telefònica, per exemple, la malaltia d'un familiar o una transacció important, haureu de notificar als presents sobre la situació.
• Eviteu les converses telefòniques durant un dinar de negocis. Si hi ha una necessitat urgent de respondre a la trucada, haureu de deixar la taula i parlar en un lloc menys concorregut.

Les normes ètiques de comunicació per telèfon són importants per al treball efectiu de l'empresa. La cultura de les converses telefòniques és un tipus especial de comunicació empresarial. El coneixement de les normes d'etiqueta ajudarà a enfortir els vincles empresarials i augmentar la rendibilitat de l'organització.

• Cal acollir la persona amb qui hi haurà una conversa telefònica. Les frases relacionades amb el moment del dia ("Bon dia", "Bona tarda" o "Bona nit") són les més adequades per a això.
• Durant una trucada comercial, és important controlar la vostra pròpia entonació. Per no empènyer l’interlocutor, cal parlar amb amabilitat i tranquil·litat, evitant emocions innecessàries.

• Després de la salutació, es recomana presentar-se i donar el seu nom, posició i organització.
• Si truqueu una persona, sempre heu d'aclarir si li convé parlar en aquest moment.
• Segons els estàndards ètics, haureu de recollir el telèfon després de la segona o la tercera trucada.
• Durant la conversa no heu de fumar, menjar ni begudes.
• Si la persona que truca està interessada en un altre empleat de l’organització, la conversa s’ha de redirigir a ell o activar la funció d’espera.
• En una situació en què tingueu un nombre equivocat, necessiteu, sense preguntes innecessàries, disculpar-vos amb l’altra persona i acomiadar-se immediatament.
• No heu de trucar mai aviat al matí, durant la pausa del dinar o abans del final de la jornada laboral.
• El secretari o assistent pot fer o respondre trucades en lloc del gestor.

• Podeu trucar a un número de soci o de client només si us ha donat els seus contactes. Però els caps de setmana i festius aquestes trucades estan prohibides.
• Hi ha casos en què la conversa s’interromp a causa de la mala comunicació. En aquesta situació, el que va trucar primer ha de tornar a trucar.
• No retarden la conversa. Una llarga conversa pot portar l'interlocutor i provocar ressentiment. Si la comunicació es retarda i el propòsit de la conversa no s'aconsegueix, el client pot tornar a trucar al dia següent o organitzar una reunió personal.
• Després de finalitzar la conversa, es recomana donar les gràcies a l'interlocutor i acomiadar-lo cortesament després de preguntar-li si tenia preguntes. Aquesta senzilla acció farà que la conversa es completi i fomenti la col·laboració.

Per fer converses telefòniques, cal preparar i dur a terme diverses accions específiques. Considerem amb més detall els punts principals.

• L’interlocutor s’ha de trucar només després d’un pla de conversa clar. Per excloure detalls menors, podeu fer un esquema gràfic o esquemàtic.
• Escriviu les preguntes importants que heu de recordar per preguntar durant el procés de negociació.
• Prepareu documents que es puguin necessitar en el procés de comunicació (correspondència, informes, contractes).

• Consulteu amb l’interlocutor per endavant un període de temps convenient per fer una trucada.
• Per enregistrar la informació rebuda, prepareu un quadern o diari.
• Trobareu la llista general de persones que participaran en la conversa per contactar-hi per nom i patronímic.
• Abans de marcar el número, intenteu sintonitzar de manera positiva, llavors el vostre estat emocional, per descomptat, hauria de provocar la ubicació de l’interlocutor.
• Preneu una conversa telefònica, tingueu en compte la seguretat de les comunicacions a l’oficina, ja que la informació valuosa pot caure en mans dels competidors.

També hi ha punts que han de ser exclosos i no permesos a la propera conversa telefònica.

• No cal parlar de negocis amb una persona desconeguda o aleatòria. És millor programar una reunió personal.
• No es recomana requerir una decisió d’una persona que no té l’autoritat per fer-ho o creu el contrari. Al telèfon, pot donar el seu consentiment, tot i que serà un oponent a aquesta decisió.
• No és necessari expressar les sol·licituds, si no hi ha cap certesa que l’interlocutor estigui d’acord amb vosaltres i vulgui ajudar-lo.

El paper del telèfon en la comunicació empresarial és doble. Molt sovint, distreu les tasques urgents realitzades durant el dia, però al mateix temps accelera la solució de moltes tasques. Per això, cal aprendre els principis de les converses telefòniques que contribueixen al seu ús més eficient.

És molt important tenir una tècnica de comunicació empresarial per als empleats que treballin específicament en converses telefòniques amb clients potencials. Moltes empreses intenten posar-se en contacte amb la persona que truca des de les primeres paraules per convertir-lo en un veritable client.

Les empreses competeixen utilitzant diferents maneres d’atreure clients. Una etapa important en la promoció dels serveis és la venda de telèfons i, per tant, els gestors han de dur a terme el diàleg amb els clients de forma correcta i amb tacte, ja que, en cas contrari, els contractes seran competitius.

Els consells següents us ajudaran a assolir l’èxit en la comunicació empresarial per telèfon.

• Es recomana fer trucades a una persona que us ha proporcionat un servei útil. Les paraules d'agraïment són molt importants per a la futura col·laboració.
• Sempre somriu mentre estàs parlant. El vostre somriure i el vostre optimisme sentiran sens dubte l’abonat.
• En el procés de negociació, intenteu predir el curs dels pensaments de l’interlocutor.
• Mai no feu xerracs o llenguatge col·loquial. Això és contrari a la cultura de la comunicació.
• Utilitzeu expressions i termes que el comprador entengui.
• No cobreixi l'auricular mentre parla en paral·lel amb ningú. Per tant, falta de respecte a l'interlocutor.
• Expliqueu la vostra posició amb confiança i precisió, perquè la precisió és la cortesia dels reis.

• Les negociacions són importants per dur a terme ràpidament, respondre preguntes sense demora i frases complexes. Una pausa es pot justificar només en el cas que un especialista estigui ocupat buscant la documentació necessària per a les negociacions. Si es retarda la pausa, la persona té tot el dret d'interrompre la comunicació.
• En els moments de comunicació telefònica, real o virtual, haureu de ser extremadament amable. El cridar i parlar amb veu elevada es considera una violació de l’ètica.
• Dir adéu a l'interlocutor correctament, ja que la conclusió hàbil de la conversa no és menys significativa que la part principal del diàleg. Podeu donar l’oportunitat a l’altra persona de penjar primer. Per tant, finalitzeu la conversa en una onada amistosa.

Per descomptat, per a una comunicació exitosa per telèfon, necessiteu una bona dicció. Per fer el vostre discurs expressiu i la vostra veu agradable, utilitzeu les lliçons del següent vídeo.